Posted on

Cách chọn mua máy in văn phòng phù hợp nhu cầu sử dụng

Cach-chon-mua-may-in-van-phong-phu-hop-nhu-cau-su-dung_3

Lựa chọn máy in cho nhu cầu sử dụng văn phòng, hoặc cá nhân chưa bao giờ là điều dễ dàng, ngay cả đối với những người dùng có kiến thức về loại thiết bị này

Lựa chọn máy in cho nhu cầu sử dụng văn phòng, hoặc cá nhân chưa bao giờ là điều dễ dàng, ngay cả đối với những người dùng có kiến thức về loại thiết bị này. Lý do là bởi trên thị trường hiện nay có đến hàng chục, thậm chí hàng trăm mẫu mã máy in, đến từ nhiều thương hiệu khác nhau.
Bài viết sẽ chia sẻ và tổng hợp những kiến thức giúp người dùng chọn mua được mẫu máy in phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Chọn máy in phun màu hay máy in Laser

Câu hỏi đầu tiên của hầu hết mọi khách hàng muốn mua máy in có lẽ sẽ luôn là: “Chọn máy in mực hay máy in Laser ?”. Trả lời cho câu hỏi này, chúng ta chỉ cần đơn giản xác định được bạn định in gì, và tần suất in có nhiều không trong tương lai.
Máy in phun mực là mô hình máy in phổ biến nhất tại thời điểm hiện nay với công nghệ in bằng cách thả những tia mực trên giấy. Máy in loại này cũng đáp ứng được số lượng lớn loại hình giấy và văn bản từ tiểu luận, biểu đồ màu, cho đến những bức ảnh bóng bẩy. Tuy nhiên, chất lượng ảnh chụp của máy in mực chắc chắn là không được rõ nét khi so sánh với máy in laser.
Máy in laser trái lại, tạo ra hình ảnh kỹ thuật số bằng cách quét tia laser qua cảm thụ quang thường và được bố trí trong mô hình văn phòng chuyên nghiệp nhờ khả năng in rất nhiều tài liệu với tốc độ nhanh. Qua đó, máy in laser cũng một phần tiết kiệm mực in hơn so với máy in loại thông dụng. Tuy nhiên điểm trừ lớn nhất của những mẫu máy in laser đó là có giá thành vẫn còn khá đắt tại thời điểm hiện nay.
Ưu điểm của máy in phun:
– Làm việc tốt hơn trong pha trộn màu sắc mịn hơn máy in laser.
– Có chi phí ban đầu thấp và ít tốn kém hơn so với máy in laser và hộp mực in phun cũng rẻ hơn so với hộp mực laser.
– Có thể in trên nhiều loại giấy, bao gồm giấy ảnh bóng, giấy văn phòng và thậm chí cả một số vải.
– Hầu như không có thời gian khởi động trước khi in.
– Nhỏ hơn, nhẹ hơn và dễ dàng hơn để duy trì hơn so với máy in laser.
Ưu điểm của máy in Laser:
– Có tốc độ in nhanh hơn rất nhiều so với máy in phun.
– Cho ra bản in hoàn hảo đối với màu đen đơn sắc
– Xử lý phông chữ nhỏ tốt hơn máy in phun.
– Máy in laser được chuẩn bị tốt hơn để xử lý công việc in ấn số lượng lớn.
– Giá cho một bản in không có hình ảnh phức tạp của máy in laser là tốt hơn so với máy in phun.
– Mặc dù hộp mực laser đắt tiền hơn hộp mực in phun nhưng in được nhiều tờ hơn.
– Hộp mực máy in laser cũng có thể nạp mực lại rất nhiều lần giảm chỉ phí của bản in xuống thâp nhât.

Có nên mua máy in all-in-one?

Cả máy in laser và máy in phun mực đều có những mẫu All-in-one, có thể hiểu nôm na là những thế hệ có thể phục vụ hầu hết tác vụ văn phòng, bao gồm in, photocopy, scan, và thậm chí là fax.
Việc mua máy in All-in-One còn tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của riêng từng cá nhân và tập thể. Tuy nhiên cũng đừng nghĩ rằng bạn phải dùng hết toàn bộ các tính năng mà máy in All-in-One hỗ trợ thì mới mua thiết bị này. Đôi khi chúng ta chỉ sử dụng từ 2 – 3 tính năng, nhưng như vậy là đủ để bạn trang bị loại máy in này. Lý do là vì chúng sẽ giúp tiết kiệm diện tích, và phần nào là cả giá thành so với việc mua từ 2 đến 3 máy in riêng biệt.

Lưu ý tới chi phí sử dụng

Khi chọn mua máy in, cần lưu ý rằng không phải một mẫu máy in với giá thành rẻ có nghĩa là nó sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí. Lý do là vì mỗi loại máy in lại có mức độ tiêu thụ mực in, và điện năng khác nhau.

Do đó trước khi mua mỗi loại máy in, hãy tìm hiểu xem nó hỗ trợ khay mực nào, loại gì, và có mức độ tiêu tốn ra sao. Cần lưu ý rằng máy in laser tuy có hộp mực đắt tiền hơn, nhưng in được nhiều tờ hơn. Đồng thời, bạn cũng có thể nạp mực lại rất nhiều lần để giảm chỉ phí của bản in xuống thấp nhất.

Lưu ý tới hỗ trợ mạng

Ngày nay, hầu như tất cả các thiết bị máy in đều được hỗ trợ đi kèm kết nối mạng Wi-fi, mạng LAN. Giao thức kết nối qua cổng USB truyền thống đã gần như không còn được ưa chuộng, và dần biến mất trên những thế hệ máy in về sau này.
Tuy nhiên nếu bạn vẫn đang sử dụng các mẫu máy in đời cổ, từ thập niên 90s hoặc 2000, thì hãy lưu ý về kết nối mạng LAN bởi chúng có thể gia tăng đáng kể tăng tốc độ, và tiện kiệm không gian, giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn.

Dưới đây là những điều bạn cần lưu ý khi chọn mua một chiếc máy in:

1. Nhu cầu in ấn hằng ngày của bạn ?
Các máy in trên thị trường hiện nay được chia thành 3 loại chính: Máy in văn phòng, máy in cá nhân hay các cửa hàng nhỏ và máy in công nghệ cao. Bạn cần xác định xem mình mua máy in phục vụ nhu cầu nào.
Máy in phổ biến nhất hiện nay là loại máy in đa chức năng, ngoài việc in ấn và sao chép nó còn sở hữu các tính năng khác như quét hình ảnh, đồ họa và fax tài liệu. Với sự dạng về mẫu mã cũng như nhiều mức giá khác nhau, người dùng có thể dễ dàng tìm cho mình một chiếc máy in thích hợp cho cả nhu cầu của một văn phòng cũng như tại gia đình. Một số các văn phòng bận rộn cũng cần một chiếc máy in có hiệu suất làm việc cao (khay nạp giấy số lượng lớn, tốc độ in ấn nhanh, tính năng in ấn hai mặt….)
Trong khi đó các dòng máy in đơn chức năng thường được những người dùng cá nhân lựa chọn để phục vụ nhu cầu in ấn thông thường. Trên thị trường cũng có các dòng máy in chuyên dụng để in ảnh, đồ họa chất lượng cao.
2. Có thực sự cần một chiếc máy in mầu ?
Với các máy in tại phục vụ nhu cầu cá nhân và sử dụng tại các cửa hàng thì có thể cần phải sử dụng một chiếc máy in màu để thực hiện việc in ấn hình ảnh, nhưng đối với những văn phòng thì có lẽ chẳng mấy khi bạn phải sử dụng máy in để in màu vì vậy không có lý do gì để bạn phải bỏ thêm tiền vào những chiếcmáy in màu khi không cần thiết.
3. Máy in sử dụng công nghệ gì ?
Công nghệ phổ biến sử dụng trên máy in hiện nay gồm công nghệ in phun in laser. Các máy in sử dụng công nghệ in laser thường cho các bản in chất lượng cao hơn so với các máy in phun đặc biệt là các văn bản đồ họa cần sự tới sự chi tiết. Tất nhiên là các dòng máy in laser thường có mức giá cao hơn, vì vậy bạn cũng cần phải xem công việc in ấn của mình chủ yếu là gì, in tài liệu văn bản hay in hình ảnh đồ họa. Ngoài ra, cũng có một số loại máy in kim nhưng chất lượng in không cao và độ nét thập, khi làm việc có tiếc ồn lớn vì vậy loại này ít được người dùng để ý tới.
4. Kết nối trên máy in ?
Một chiếc máy in sử dụng kết nối USB truyền thống có lẽ không đủ để phục vụ nhu cầu của các văn phòng hiện nay. Bạn cần kiếm cho văn phòng của mình một chiếc máy in có kết nối cổng Ethernet để phục vụ tốt việc in ấn từ nhiều máy tính khác nhau trong văn phòng. Nếu chi phí cho phép bạn cũng có thể lựa chọn những chiếc máy in được tích hợp khả năng kết nối Wifi để thực hiện việc in ấn từ các thiết bị di động như điện thoại thông minh hay máy tính bảng một cách nhanh chóng.
5. Thiết kế và kích thước của một chiếc máy in
Các máy in hiện nay không chỉ là thực hiện các công việc in ấn hằng ngày mà nó còn là một vật trang trí cho không gian của bạn. Những chiếc máy in sở hữu thiết kế đơn giản và tinh tế sẽ đem lại sự hiện đại và tiện nghi. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý đến kích thước của nhưng chiếc máy in, nếu bạn không có nhiều không gian cho chúng thì tốt nhất nên chọn những chiếc máy in nhỏ gọn và trọng lượng thấp để dễ dàng di chuyển khi cần thiết.

Các tiêu chí cần cân nhắc khi chọn mua máy in laser cho văn phòng

Đối với văn phòng có nhu cầu in ấn tài liệu đen trắng, một máy in có tính kinh tế cao, in ấn tài liệu văn bản chất lượng và tốc độ in nhanh chóng như máy in laser là lựa chọn hàng đầu. Để lựa chọn máy in phù hợp với điều kiện sử dụng cần lưu ý những yếu tố sau.

Mức giá của máy in laser những năm gần đây càng ngày càng giảm chi phí trong khi đó công nghệ thông minh của các hãng máy in laser vẫn không ngừng phát triển, đem lại nhiều lợi ích cho người sử dụng. Nhờ có giá thành hạ thấp nên việc sở hữu một chiếc máy in laser dành cho cá nhân trở nên khá dễ dàng đối với những người làm công việc văn phòng cần sử dụng máy in cá nhân hay sinh viên và cả nhu cầu sử dụng gia đình.
Đối với văn phòng có nhu cầu in ấn tài liệu đen trắng, một máy in có tính kinh tế cao, in ấn tài liệu văn bản chất lượng và tốc độ in nhanh chóng như máy in laser là lựa chọn hàng đầu.

Máy in đen trắng hay in màu

Tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn máy in đó là xác định xem liệu bạn cần một máy in đen trắng hay một máy in có khả năng in màu để in những tài liệu văn bản màu hoặc văn bản có đồ họa màu. Nếu bạn chỉ cần một máy in có chức năng in ấn đen trắng, hoặc nếu bạn chỉ cần in ấn hóa đơn hoặc các tài liệu đen trắng thì máy in laser màu là không cần thiết.

Chức năng in ấn

Nếu trong công việc tại văn phòng của bạn cần các công đoạn scan tài liệu, tạo bản photo, gửi và nhận fax thì chắc chắn rằng bạn sẽ cần xem xét các máy in đa chức năng có thể thực hiện được tất cả những tác vụ này, máy in đa chức năng (All in one) được chia ra thành những mẫu máy có chức năng quét hoặc mẫu máy in 4 trong 1 có cả chức năng quét và fax. Thêm vào đó, bạn có thể xem xét một số mẫu máy in có chức năng in từ cổng usb và thực hiện thao tác in ấn và scan sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây.

Khả năng xử lý các loại giấy khác nhau

Thông thường, các máy in được thiết kế để xử lý các loại giấy cỡ A4 do đó bạn sẽ phải tìm kiếm những mẫu máy in đặc biệt, tuy nhiên các hãng máy in đều sản xuất một số ít mẫu máy có khổ in lớn hơn nếu bạn muốn có khả năng in ấn tài liệu khổ A3.
Những hỗ trợ khác đi kèm như giấy in có chất liệu đặc biệt như các phong bì thư, giấy in có độ dày lớn.. cần một khay nạp giấy đa chức năng, do đó hãy cẩn thận rà soát lại những thông số kỹ thuật của máy in để xác định chính xác trọng lượng giấy mà máy có thể in được ( tính theo đơn vị gsm), cũng như số phong bì thư có thể in mỗi lần thao tác.. để lựa chọn đúng máy in có khả năng phục vụ được tất cả nhu cầu in ấn cần thiết cho công việc tại văn phòng, doanh nghiệp mình.

Hỗ trợ khay nạp tài liệu ADF và chức năng in hai mặt

Đối với những văn phòng bận rộn, việc có đủ giấy in cùng một thời điểm là cần thiết cho việc in ấn tài liệu nhiều trang, hơn nữa khay chứa giấy lớn giúp người dùng không phải thêm giấy thường xuyên cho máy. Những máy in có khay chứa giấy tiêu chuẩn đủ dùng cho các văn phòng vừa và nhỏ thường chứa được 250 trang. Ngoài ra, bạn cũng nên xem xét những mẫu máy in có thể mở rộng thêm các khay in thứ hai, thứ ba khi nhu cầu in khối lượng lớn phát sinh.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên lưu ý tới những đặc điểm khác của máy in trong việc xử lý giấy in như khay nạp tài liệu tự động (ADF) cho chức năng quét, photo và fax hoặc khả năng in ấn hai mặt tự động ( duplex ).

Kết nối cổng usb, mạng dây ethernet, kết nối wifi và in ấn sử dụng dịch vụ đám mây

Cổng kết nối usb là một chức năng cơ bản của bất kỳ máy in nào, tuy nhiên để có kết nối thực sự hữu ích cho môi trường làm việc văn phòng, thường dành cho nhóm người sử dụng chung máy in thì một mạng kết nối dây Ethernet là một chức năng không thể thiếu. Chức năng kết nối này của máy sẽ kết nối giữa máy in và máy tính qua một router giúp chia sẻ mạng máy in giữa các máy tính cá nhân trong văn phòng giúp sử dụng máy in mà không cần di chuyển máy tới chỗ đặt máy in.
Trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay, nhu cầu sử dụng mạng không dây để in ấn càng trở nên phổ biến hơn, khả năng kết nối in ấn trực tiếp qua mạng wifi trên các thiết bị smartphone hoặc tablet mang lại tiện ích lớn chỉ với một lần cài đặt các ứng dụng in ấn trên thiết bị cầm tay của bạn.
Chức năng NFC có thể thực hiện trên một số mẫu máy in như máy in Samsung, cho phép người dùng tạo lệnh in bằng cách kết nối trực tiếp hơn là một lần chạm thiết bị di động vào máy in để tạo lệnh in, để thực hiện được cách in ấn này thì máy in đó cần hỗ trợ tất cả các thiết bị cần kết nối in ấn như các thiết bị sử dụng hệ điều hành Android, iOS và Window phone.
Cuối cùng, các dịch vụ in ấn trên bộ lưu trữ đám mây cũng được hỗ trợ ở một số máy in cao cấp và cho văn phòng, doanh nghiệp, nên kiểm tra các hỗ trợ in ấn đám mây mà máy in cung cấp như Google Docs, Dropbox, OneDrive và những dịch vụ in ấn online khác mà không cần tải về thiết bị di động và máy tính. Hãng máy in Brother là một trong những nhà sản xuất sở hữu tính năng kết nối in ấn qua dịch vụ lưu trữ đám mây ở tất cả các máy in laser màu

Độ phân giải DPI

Bạn sẽ thấy thông số DPI xuất hiện ở trên tất cả các máy in. DPI (Dots-Per-Inch) biểu thị số điểm mà máy in có thể in ra trên mỗi một inch vuông. DPI càng cao thì bản in của bạn sẽ càng sắc nét. Về cơ bản thì DPI là một thông số khá quan trọng trên mỗi loại máy in giúp bạn có thể hình dung sơ qua được về chất lượng bản in. Bạn cũng không nên đánh đồng DPI với PPI (Pixels-Per-Inch) của màn hình máy tính vì chúng hoàn toàn khác nhau. Thế nên sẽ không có gì là lạ nếu một chiếc màn hình có độ PPI thấp hơn vẫn có thể hiển thị hình ảnh sắc nét và rực rỡ hơn so với bản in trên giấy.
DPI trên máy in đã được cải thiện rất nhiều nhằm đem lại chất lượng bản in tốt hơn trên máy in. Đối với các loại máy in, chỉ số DPI vào khoảng 150 là đủ để in ra những bản in bình thường như danh sách hàng hóa hay giá tiền. Cao hơn một chút là 300 DPI giúp bạn có thể in được những hình ảnh lô gô hay văn bản sắc nét hơn. Hầu hết những máy in phun chất lượng thấp có DPI dao động từ khoảng 300-600 DPI trong khi những loại máy in phun cao cấp hơn có thể cho đến 1000 DPI. Máy in laser và máy in LED có thể cho độ DPI từ khoảng 600 đến 2000 DPI. Dẫu vậy nếu nhu cầu của bạn chỉ là in văn bản đơn giản thì bạn cũng không cần phải quan tâm quá nhiều tới thông số này làm gì vì đa số các loại máy in cũng có thể đáp ứng tốt cho nhu cầu đó.

Xem xét kích thước máy in

Bạn có thể kết thúc việc xem xét các máy in đa năng khác dành cho văn phòng với những tính năng cần thiết tương tự. Hơn nữa, bạn cũng nên xem xét thêm các yếu tố khác như hộp mực và khả năng load giấy, điều này sẽ rút ngắn được đáng kể thời gian bảo dưỡng cho máy in.
Máy in điển hình cho văn phòng với khả năng đa nhiệm thường có kích thước và trọng lượng tương đối nặng do đó khá khó để dịch chuyển máy in này mà không có sự trợ giúp của một người nữa. Việc xem xét kích thước của máy in khi bạn chọn mua và nơi lắp đặt máy in trên thực tế lại là một yếu tố khá quan trọng, một không gian phù hợp để sử dụng máy sẽ giúp bạn thao tác in ấn tốt hơn.

Chi phí mực in và đặc điểm hộp mực

Hộp mực in laser có chi phí cao hơn nhiều so với hộp mực máy in phun, tuy nhiên hộp mực của máy in laser có dung tích sử dụng in ấn được nhiều trang in hơn và có tuổi thọ cao hơn rất nhiều. Hộp mực in laser hiệu suất cao của các máy in laser dành cho văn phòng vừa và nhỏ là một yếu tố rất cần lưu ý khi lựa chọn máy in laser bởi mực in có thể sử dụng lâu hơn, thời điểm thay thế hộp mực mới sẽ giúp tiết kiệm chi phí sử dụng đáng kể, đặc biệt là với in ấn tài liệu đen trắng khối lượng lớn.