Posted on

Những gợi ý giúp bạn lựa chọn máy fax dễ dàng hơn

fax (9)

 Máy fax được sử dụng trên 50 năm nay và vẫn là sản phẩm không thể thay thế của các văn phòng làm việc. 5 gợi ý sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn loại máy fax phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Đa năng hay đơn chức năng

Câu hỏi đầu tiên cần trả lời khi mua một fax đang xem xét liệu có nên đi cho mộtmô hình độc lập hoặc một thiết bị đa chức năng. Stand-alone fax có một chức năng: fax. Lợi ích là mục đích của họ là rõ ràng và bạn sẽ không bao giờ cần phải chờ đợi vì một thiết bị được gắn lên làm những việc khác. Thiết bị đa chức năng thường đa nhiệm như máy quét, máy copy và máy in. Các thiết bị này có thể được nhiều chi phí hiệu quả. Nhưng các thiết bị đa nhiệm thường hy sinh chức năng fax liên quan như tốc độ tính năng khác, nên xem xét tầm quan trọng của các khu vực này là để doanh nghiệp của bạn.

Máy fax cơ bản hay nâng cao

Các bản fax cơ bản sẽ chỉ có chức năng gửi và nhận các tài liệu fax. Nhưng loạimáy fax chuyên nghiệp hơn thì có một loạt các tính năng để tối ưu hóa hiệu năng fax. Một tính năng quan trọng là người gọi ID có thể giúp bạn nhanh chóng xác định được ai đang gửi một bản fax. Các tính năng như tự động gọi lại và chuyển tiếp fax có thể đơn giản hóa việc gửi và chia sẻ thông tin. Khả năng chuyển tiếp máy fax và quay số nhanh có thể hữu ích nếu bạn sử dụng fax của bạn cho mục đích tiếp thị.

Cân nhắc tốc độ

Mức giá của một máy fax có tính quyết định tới tốc độ vận hành của nó, những mẫu máy fax có mức giá cao hơn thường sẽ làm việc nhanh hơn. Tốc độ của những máy fax hiện đại nằm trong khoảng từ 20 giây cho mỗi trang cho tới 2 giây mỗi trang. Thời gian đo tốc độ nói trên đã bao gồm cả việc gửi và nhận các chức năng của truyền. Tùy thuộc vào khối lượng văn bản cần fax mà doanh nghiệp của bạn vẫn sử dụng hàng ngày, tốc độ nên là yếu tố chính để cân nhắc xem nên lựa chọn loại fax nào.
Không nên mua máy fax đa năng giá rẻ để tránh trục chặc khi sử dụng

Chi phí sử dụng

Khi đánh giá một chiếc máy fax, có một vài yếu tố có thể ảnh hưởng đến giá cả giá của chiếc máy đó. Đầu tiên là chi phí đầu tư ban đầu của máy fax, thứ hai là máy in sử dụng loại mực in nào nếu không sử dụng đúng loại mực của máy thì sẽ dễ gặp trục chặc trong vận hành, do đó mức giá mực in hợp lý sẽ được ưu tiên hơn. Điều này bao gồm cả các chi phí hộp mực thay thế cũng như thông số chính xác về số lượng trang được in trước khi cần phải thay mới. Một phần chi phí sử dụng khác cũng được tính đó là phí sửa chữa và bảo trì máy fax. Hãy xem xét kĩ kế hoạch bảo hành và các dịch vụ đi kèm với loại máy mà bạn đang muốn mua.

Bộ nhớ và chất lượng in ấn

Số lượng bộ nhớ trong một máy fax mà bạn chọn sẽ xác định bao nhiêu trang máy fax có thể lưu trữ. Một máy fax bình thường không chú trọng bộ nhớ có thể ghi lại số trang fax dao động trong 25 trang, trong khi mẫu máy fax cao cấp hơn có thể chứa đến 500 trang. Tính năng này rất hữu ích trong trường hợp bạn bị mất điện hoặc cần phải in lại một fax mà bạn nhận được. In ấn chất lượng cũng là một yếu tố quan trọng để xem xét, những loại máy fax tầm thấp, giá rẻ hơn có thể in chữ màu xám và văn bản sẽ bị nhòe khá khó đọc. Khả năng in của máy fax ngày nay có thể đạt chất lượng ngang bằng với máy in laser.

Hướng dẫn cách sử dụng máy fax

Máy fax là thiết bị văn phòng gần như không thể thiếu ở bất kì nơi nào, sau đây là bài hướng dẫn các bước sử dụng máy fax cho người mới sử dụng máy

Đặt thời gian cho máy fax

Bạn ấn lần lượt 03 phím [#] [0] [1]
Màn hình hiển thị SET DATE & TIME
Bạn ấn phím [FAX/START]
Màn hình hiển thị ngày tháng do nhà sản xuất cài, bạn có thể sử dụng bàn phímđể vào tháng – ngày- năm – giờ – phút cho máy, bạn nhớ định dạng Y:cho năm M: cho tháng và D: cho ngày.
Bạn ấn phím [*] để chọn AM, hoặc phím [#] để chọn PM.
Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ.

Đặt Logo

Bạn lần lượt
ấn ba phím [#] [0] [2]
Màn hình hiển thị YOUR LOGO
Bạn ấn phím [FAX/START] Khi đó bạn có thể vào tên công ty, địa chỉ, số điện thoại bằng bàn phím trên máy.
Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ.

Nhập số điện thoại của bạn

Bạn lần lượt ấn ba phím [#] [0] [3]
Màn hình hiển thị YOUR TEL NO
Bạn ấn phím [FAX/START] Lúc này trên màn hình hiển thị con chuột nhấp nháy để bạn vào số Điện thoại hoặc số Fax của bạn.
Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ.
Bạn lần lượt ấn ba phím [#] [0] [4]
Màn hình hiển thị SENDING REPORT
Bạn có thể ấn phím [FAX/START] để chọn vào chế độ.
Bạn dùng nút [VOLUME] để lựa chọn các chế độ
MODE=OFF/ON/ERROR.
OFF: tức là sau mỗi bản Fax thì máy sẽ KHÔNG in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản Fax
ON: tức là sau mỗi bản Fax thì máy sẽ in ra báo cáo về quá trình gửi bản fax
ERROR: In báo cáo khi bạn không gửi được bản Fax hay quá trình gửi bị lỗi.
Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ.

Đặt chế độ nhận fax

Máy Fax KX-FP342 có 2 chế độ nhận Fax sau:
a. Chế độ nhận FAX tự động
Bạn ấn nút [RECEIVE MODE] màn hình hiển thị [FAX ONLY MODE]
Lúc này bạn có thể hoàn toàn yên tâm đi ra ngoài mà không sợ bị nhỡ các bản FAX khi người khác gửi đến.
b. Chế độ nhận FAX thủ công.
Bạn ấn nút [RECEIVE MODE] màn hình hiển thị [TEL MODE] Khi này có chuông đổ đến bạn nhấc điện thoại để nghe, nếu là tín hiệu FAX bạn chỉ cần thao tác ấn phím [FAX/START] và đặt ống nghe xuống máy sẽ tự nhận FAX cho bạn.

Đặt hồi chuông để nhận fax

Bạn lần lượt ấn ba phím [#] [0] [6]
Màn hình hiển thị FAX RING COUNT
Bạn có thể ấn phím [VOLUME] để chọn 1 đến 4 hồi chuông đổ
Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ.

Đặt chức năng thống kê của máy fax

Bạn ấn ba phím [#] [2] [2]
Bạn có thể ấn phím [VOLUME] để chọn chế độ ON ( sẽ in báo cáo thống kê ), hoặc chế độ OFF ( không in báo cáo hàng ngày ).
Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ.

Đặt chức năng gửi fax theo giờ

Bạn lần lượt ấn ba phím [#] [2] [5];
Màn hình hiển thị DELAYED
Bạn ấn phím [FAX/START] thì máy sẽ hiển thị MODE = OFF
(Bạn có thể ấn phím [VOLUME] để chọn MODE= ON).
Bạn ấn phím [FAX/START] thì máy sẽ hiển thị NO= ; Sau đó, vào số Fax mà bạn cần Fax.
Bạn ấn phím [FAX/START]
Màn hình sẽ hiển thị TIME=12:00 AM ; Bạn có thể sử dụng bàn phím để cài đặt giờ gửi Fax.
Cuối cùng, bạn ấn phím [FAX/START] để ghi nhớ.

Khai thác bộ nhớ của máy

Nhớ được 106 tên người và số điện thoại.
Lưư số điện thoại vào máy
– Bạn ấn phím [MENU] cho đến khi màn hình hiển thị khung chữ :
DIRECTORY SET
– Bạn nhấn phím mũi tên bên phải phím truy cập nhanh{NAVI}
– Sử dụng bàn phím để vào tên ngời
– Bạn ấn phím [SET]
– Vào số điện thoại
– Bạn ấn phím [SET]
– Nhấn MENU để trở về trạng thái ban đầu.

Sửa chữa tên người đã lưu trong bộ nhớ

Nhấn phím 4 cho đến khi hiển thị trên màn hình[DIRECTORY].
Bạn nhấn phím [ + – ] cho đến khi tên người cần xoá hiện trên màn hình.
Nhấn phím MENU
Màn hình hiển thị EDIT= * DELETE=#
Bạn chọn ấn phím [*] để thay đổi tên của người đó; Sau đó thực hiện tuần tự như quá trình nhớ số điện thoại.

Xóa tất cả lưu trữ trong bộ nhớ

Nhấn phím 4 cho đến khi hiển thị trên màn hình[DIRECTORY ].
Bạn nhấn phím [ + – ] cho đến khi tên người cần xoá hiện trên màn hình.
Nhấn phím MENU
Màn hình hiển thị EDIT= * DELETE=#
Bạn chọn ấn phím [#] để xoá tên của người đó

Cách gửi bản fax

– Bạn để tài liệu úp xuống khay;
– Bạn nhấc tổ hợp lên hoặc có thể bạn ấn phím[MONITOR];
– Quay số Fax mà bạn cần Fax.
Sau đó bạn chờ cho khi đến nghe tiếng rít u..u.. của tín hiệu Fax thì bạn ấn phím [START] để gửi bản Fax đi; Hoặc bạn có thể ấn phím [START] ngay sau khi bạn quay số.