Posted on

Lựa chọn máy chấm công vân tay, thẻ từ hay thẻ giấy?

may-cham-cong-mita

Máy chấm công ngày nay không chỉ giúp các doanh nghiệp kiểm soát giờ ra vào của nhân viên mà còn giúp rèn luyện cho nhân viên tác phong làm việc chuyên nghiệp. Nhưng lựa chọn máy chấm công loại nào cho phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp không phải là điều dễ.

Các loại máy chấm công phổ biến trên thị trường

Máy chấm công hiện được chia làm hai loại cơ bản nhất là máy chấm công cơ học và máy chấm công điện tử. Đối với máy chấm công cơ học, dữ liệu sẽ được lưu trên thẻ giấy, còn máy chấm công điện tử thì sử dụng phần mềm chấm công để lưu dữ liệu. Đối với máy chấm công thẻ giấy, khi xử lý dữ liệu, bộ phận nhân sự cần phải tự đọc thông tin. Trong khi đó, máy chấm công điện tử là loại máy có bộ nhớ và phần mềm kết nối với máy tính để người sử dụng dễ dàng lấy và xử lý dữ liệu.

Máy chấm công điện tử lại được chia làm 3 loại: Chấm công bằng thẻ từ, thẻcảm ứng hoặc vân tay. Mỗi loại máy chấm công này các đặc điểm riêng, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp. Dưới đây là bảng so sánh ưu nhược điểm của các loại máy chấm công phổ biến hiện nay:

Loại máy

Vân tay

Thẻ từ

Thẻ giấy

Loại hình đơn vị sử dụng

Văn phòng,tòa nhà… các đơn vị hành chính

Phù hợp với hầu hết các mô hình hoạt động của các đơn vị.

Các đơn vị sản xuất chia nhiều ca, làm về sản xuất, tay bị dơ dầu mỡ, không nên chấm công bằng vân tay

Quy mô doanh nghiệp sử dụng

Trung bình 150 người

Trung bình 450 người

Công xưởng quy mô trên 50 người

Cơ chế nhận dạng

Nhận dạng dấu vân tay

Nhận dạng bằng thẻ cảm ứng hoặc thẻ từ

Nhận dạng bằng thẻ giấy

Tốc độ chấm

6 giây/người

2 giây/người

1 giây/người

Kết nối mạng

Kết nối máy tính qua mạng LAN, internet

Kết nối máy tính qua mạng LAN, internet

Chức năng phụ

Chức năng phân quyền quản lý. Có thể tích hợp vừa vân tay và thẻ cảm ứng. Màn hình hiển thị thị tên người chấm công

Chức năng phân quyền quản lý. Màn hình hiển thị thị tên người chấm công

Cơ chế tổng hợp dữ liệu

Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và các báo cáo trên máy tính

Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và các báo cáo trên máy tính

Tổng hợp bằng tay

Ưu điểm

Nhân viên không thể chấm công hộ nhau.

Tiết kiệm chi phí (không phải tốn tiền mua thẻ).

Ổn định trong quá trình chấm công

Thời gian chấm công nhanh, tính ổn định cao.

It phụ thuộc vào môi trường và người sử dụng

Rẻ tiền, hiệu quả chấm công ổn định, phù hợp với quy mô công ty lớn, thao tác nhanh chóng.

Tuổi thọ máy cao, có nguồn pin dự phòng khi mất điện

Khuyết điểm

Tính ổn định tùy thuộc vào người sử dụng và môi trường làm việc. Máy hoạt động kém nếu tay người sử dụng dính dầu mỡ hoặc môi trường làm việc bụi bặm.

Thời gian chấm công lâu hơn dùng thẻ.

Chi phí bảo hành cao.

Nhân viên phải luôn mang thẻ bên người.

Thẻ chấm công có thể bị hỏng (mất từ tính), thất lạc hoặc nhân viên quên mang thẻ thì không thể chấm công.

Nhân viên có thể chấm công thay cho nhau.

Chi phí sử dụng cao vì phải in thêm thẻ.

Nhân viên phải luôn mang theo và bảo quản “tấm thẻ giấy” bên người.

Thẻ chấm công làm bằng giấy nên dễ bị ướt, rách hoặc thất lạc.

Nhân viên có thể chấm công thay cho nhau

Thiết kế của máy chấm công thẻ giấy thô cứng, to lớn, không tạo được tính chuyên nghiệp cho công ty.

Chọn máy chấm công vân tay, thẻ từ hay thẻ giấy?

Để biết được nên chọn mua loại máy chấm công nào cho doanh nghiệp mình, người dùng nên cân nhắc những yếu tố sau:

Tính năng của máy: Nếu đơn vị bạn làm việc ở văn phòng, nhà xưởng nhỏ, khô thoáng… có dấu vân tay sạch; nhân viên <50 người… máy chấm công vân tay là lựa chọn thích hợp. Loại máy này có chi phí đầu tư thấp, tính bảo mật cao, có thể kết nối internet nhưng lại mất nhiều thời gian vì phải đặt vân tay vào đúng vị trí.

Còn nếu là loại hình nhà xưởng, xí nghiệp có số nhân viên >50 người; cần máy dễ sử dụng, thời gian chấm công nhanh, ổn định, có thể chọn máy chấm công bằng thẻ giấy (chấm công theo ngày, môi trường làm việc khô thoáng) hoặc máy chấm công bằng thẻ cảm ứng (khi phải làm việc với các hóa chất, dầu mỡ). 2 loại máy này chấm công bằng thẻ nên chi phí cao, có thể chấm công thay thế được, trong đó chấm công bằng thẻ cảm ứng nhanh hơn, máy được kết nối với internet nên dễ quản lý hơn.

Ngoài ra, trên thị trường còn có những máy chấm công sử dụng kết hợp cả dấu vân tay và thẻ cảm ứng, vừa rút ngắn thời gian chấm công mà thông tin lại được bảo mật tốt hơn.

Nhu cầu sử dụng: Đơn vị bạn cần máy chỉ thực hiện chấm công hay vừa chấm công vừa kiểm soát cửa vào/ra (Ronald Jack F8, Wise eye WSE 850A). Tiếp đó là các yêu cầu về dung lượng bộ nhớ máy, thời gian chấm công, số lượng ca quản lý, dạng in của dữ liệu…

Những máy chấm công có pin lưu điện sẽ không bị sập nguồn khi cúp điện, lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài. Máy sử dụng công nghệ cao như công nghệ in kim (máy thẻ giấy); mắt đọc cảm biến quang học thay cho cảm biến hình ảnh, đầu đọc thẻ không bị mài mòn (máy vân tay và thẻ cảm ứng)… được nhiều đơn vị lựa chọn.

Thương hiệu tốt, giá cạnh tranh: Trên thị trường có rất nhiều thương hiệu máy chấm công xuất xứ từ Malaysia, Đài Loan, Hàn Quốc, Mexico… đảm bảo chất lượng như Ronald Jack (2,5- trên 5 triệu), Wise eye (2,5- trên 9 triệu), Hitech(Hitech X628C- giá gần 3 triệu), Actatek, Metron (Metron K400- giá gần 7 triệu)…

Chế độ bảo hành: Máy chấm công là thiết bị phần cứng để nhận diện nên cần phải kết nối với máy tính có cài đặt phần mềm chấm công (trừ máy bằng thẻ giấy) để truy xuất dữ liệu. Việc cài đặt, sử dụng phần mềm hơi phức tạp cần người hướng dẫn và xử lý sự cố. Bạn nên chọn những đơn vị có chế độ bảo hành tốt, thời gian bảo hành lâu, có thể hỗ trợ trực tiếp hoặc từ xa vào mọi thời điểm…

Kinh nghiệm mua máy chấm công cho văn phòng và doanh nghiệp

Công nghệ nhận dạng (autoid) đã phát triển rất nhanh trong những năm gần đây và được ứng dụng rộng rãi trong các văn phòng, công sở, giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý thời gian ra vào, thời gian làm việc của nhân viên.

Cơ chế hoạt động của máy chấm công

Máy chấm công thực chất là một thiết bị ghi lại thời điểm động tác chấm công được thực hiện, đồng thời với một vài động tác lập trình nhỏ nó cũng ghi lại được mục đích của việc chấm công đó. Ví dụ: vào ca, hết ca, ra ngoài bất thường, trở lại công ty, bắt đầu thời gian làm thêm, kết thúc thời gian làm thêm v.v…

Hệ thống chấm công, quản lý ra vào sử dụng vân tay bao gồm 2 thành phần chính: Máy đọc vân tay và Phần mềm quản lý để xử lý dữ liệu và in bảng báo cáo. Máy chấm công vân tay có nhiều loại, nhiều thương hiệu và xuất xứ khác nhau, các dòng máy phổ thông như: Ronald Jack, Vigilance, Miaxis, ZK Software, Abrivision, Hitech, Adel, Sunbeam… một số dòng cao hơn như: Soyal, IDTECK, IDTi, VIDRI…

Thông thường các dòng máy chấm công vân tay phổ thông sử dụng mắt đọc cảm biến hình ảnh (Image sensor), các loại cao hơn sử dụng mắt đọc cảm biến quang học (Optical Sensor). Mắt đọc là một trong những bộ phận quan trọng nhất của máy đọc vân tay. Công nghệ Optical giúp nâng cao tính bảo mật hơn so với loại dùng hình ảnh (Image), tuy nhiên giá thành của loại Optical cũng vì thế mà đắt hơn.

Về chức năng của máy đọc vân tay, chúng ta nên lưu ý có 2 dòng: Chỉ chấm công Hoặc Chấm công và kiểm soát ra vào. Các dòng máy có chức năng chỉ chấm công có nghĩa là nó làm nhiệm vụ duy nhất là ghi nhận thời gian ra vào của từng ID để phục vụ cho việc xử lý bảng công. Loại vừa chấm công và kiểm soát ra vào có thêm chức năng điều đóng mở cửa ra vào ( có khe cắm khoá điện tử, đầu đọc phụ, Nút exit…)

Cách lựa chọn máy chấm công phù hợp

Trước khi lựa chọn loại máy và nhà cung cấp phù hợp, người làm công tác quản lý doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu quản lý tại đơn vị của mình như thế nào để có được giải pháp phù hợp nhất. Trước khi mua, nên trả lời được một số câu hỏi gợi ý sau:

1. Cân nhắc giữa các loại công nghệ chấm công: Thẻ giấy, thẻ từ, vân tay ? Chi phí dự kiến ? Tại sao nên chọn công nghệ đó?

2. Mô hình và lĩnh vực hoạt động của công ty thế nào: Văn phòng, nhà máy sản xuất, số lượng nhân viên bao nhiêu? Mô hình của bạn có đặc thù gì?

3. Có bao nhiêu cửa ra vào, bao nhiêu ca làm việc, số lượng nhân viên ra/vào tại cùng 1 cửa như thế nào?
4. Nhu cầu chỉ cần chấm công In/Out hay cả kiểm soát cửa?

5. Yêu cầu dữ liệu báo cáo cần in ra như thế nào ? Thông tin quản lý nào mà xếp bạn yêu cầu cần có?

Dựa trên một số tiêu chí gợi ý trên , các bạn sẽ có thể hình dung rõ ràng hơn về sản phẩm mình cần. Từ đó đi đến việc lựa chọn nhà cung cấp dễ dàng hơn.

Khi đã xác định được khá rõ nhu cầu của công ty thì việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn. Tuy nhiên, hệ thống chấm công và kiểm soát ra vào khá phức tạp, nó là sự kết hợp của cả phần cứng và phần mềm, sự kết hợp giữa máy móc và sự thoả mãn nghiệp vụ quản lý tại từng công ty, là một hệ thống mà được cài đặt và vận hành trên nền của máy tính, là hệ thống xử lý và hỗ trợ công việc cho cán bộ quản lý nhân sự, do đó hệ thống phải đảm bảo phù hợp được với nhiều loại hình sử dụng khác nhau, đảm bảo tính ổn định, tính chính xác và đảm bảo tính bảo trì được thường xuyên do nhà cung cấp uy tín thực hiện. Bất kỳ sự cố nào liên quan đến hệ thống chấm công kiểm soát ra vào cũng sẽ ảnh hướng khá nghiêm trọng tới sự hoạt động bình thường của doanh nghiệp và các bộ phận liên quan.

Để đảm bảo tương đối an tâm sử dụng về lâu về dài hệ thống chấm công, một số gợi ý nhỏ về việc chọn lựa nhà cung cấp giúp cho những bạn mới lần đầu mua hàng có định hướng tốt hơn như sau:

1. Xác định rõ nhu cầu, cân nhắc lựa chọn chủng loại máy phù hơp với doanh nghiêp (như trong các câu hỏi ở trên)

2. Tìm kiếm, liệt kê các nhà cung cấp có mặt hàng đó.

3. Yêu cầu báo giá, mô tả tính năng kỹ thuật.

4. Yêu cầu làm việc trực tiếp, đánh giá trực quan ban đầu về hình ảnh của từng công ty thông qua bảng báo giá, catalog, tài liệu giói thiệu công ty, thương hiệu sản phẩm và nhân viên làm việc trực tiếp.

5. Yêu cầu demo sản phẩm, tìm hiểu sơ qua những chức năng, tiện ích chính của sản phẩm.

6. Tìm hiểu về uy tín công ty, quá trình hoạt động, và qua một vài khách hàng đã sử dụng sảnphẩm của nhà cung cấp đó.

7. Lựa chọn model, tính năng và giá cả phù hợp của nhà cung cấp đáp ứng được dựa trên các đánh giá trên.

8. Ký hợp đồng và triển khai.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều công ty, rất nhiều website trưng bày bán các sản phẩm và dịch vụ về máy chấm công / kiểm soát ra vào, trong số đó có những công ty có định hướng kinh doanh thực chất và đáng tin cậy có uy tín từ lâu, tuy nhiên cũng có nhiều công ty định hướng kinh doanh thương mại đơn thuần, thiếu hoặc không có kỹ thuật triển khai dẫn đến việc thuê kỹ thuật bên ngoài, kinh doanh tổng hợp phân tán nên việc bảo hành bảo trì, nâng cấp về lâu dài sẽ khó khăn.